5 نصائح لتبسيط عملية الامتثال لضريبة القيمة المضافة

أفاد المدير العام لـ«زيروكس» في الإمارات، كريس غوفير، بأنه مع تطبيق قانون ضريبة القيمة المضافة بنسبة 5% في دولة الإمارات، منذ مطلع العام الجاري، فإن الشركات تواجه التحدي المتمثل في رقمنة وتأمين سجل معاملاتها التجارية، إذ يفرض القانون على المنظمات الاحتفاظ بسجلاتها المحاسبية بصيغة ورقية أو إلكترونية لمدة لا تقل عن خمس سنوات بعد كل سنة مالية.

وأضاف: «قد تتضمن هذه السجلات فواتير المبيعات وسجلات الاستيراد والتصدير والدفاتر المحاسبية وفواتير الشراء، ما يعني أن الشركات تحتاج إلى أن تكون متوافقة مع الضريبة وأن تلتزم بالمتطلبات الأساسية للقانون لممارسة خدماتها التجارية بشكل قانوني. وبالإضافة إلى ذلك فإن تخزين معلومات المعاملات بصيغة ورقية يتسبب في الكثير من الأعمال الإدارية وعدم الكفاءة والتكاليف الإضافية».

وأشار إلى أنه لجعل الامتثال للضريبة واقعاً وليس صداعاً، يجب على الشركات الاستفادة من حلول تكنولوجيا المعلومات التي تخزن المعلومات الحساسة وتديرها، وسيساعد إعداد الوثائق الرقمية المتعلقة بالضريبة على أتمتة الإجراءات الداخلية، ويوفر أرشيف تخزين مناسباً يمكن الرجوع إليه في أي وقت، مع الالتزام بالمعايير الحكومية.

وفي ما يلي خمس نصائح لتبسيط عملية الامتثال لضريبة القيمة المضافة:

1- الرقمنة

إدارة وتدقيق الوثائق الرقمية أسهل بكثير من الوثائق الورقية، لذلك فإن الخطوة الأولى هي تحويل مستندات النسخة المطبوعة إلى محتوى رقمي.

2- تصنيف المحتوى

بمساعدة الذكاء الاصطناعي، يمكن لحلول التصنيف الآلي تحديد أنواع المستندات وتصنيفها من خلال مجموعة من التحليلات النصية والصور، ويجعل التعلم الآلي من تعيين الملفات الرقمية أمراً سهلاً للغاية مع تقليل الوقت المستغرق لتصنيف المعاملات الورقية يدوياً.

3- استخراج البيانات الرئيسة

بمجرد جمع الوثائق وتصنيفها، يمكن استخراج بياناتها باستخدام ميزة التعرف الضوئي على الأحرف، وهي تقنية متقدمة يمكنها مساعدتك على تحويل المستندات الممسوحة ضوئياً إلى تنسيق قابل للتحرير. ويمكنك بعد ذلك تغذية المعلومات المستخرجة وجمعها في أجهزة معتمدة على الحل لتحديد الأنماط في المعاملات واتخاذ قرارات ذكية في المستقبل.

4- التحقق من صحة المعاملات

يتضمن التحقق التلقائي التكامل مع مصادر البيانات الأخرى، مثل قاعدة بيانات تم إنشاؤها بالفعل أو تطبيق الشركة، وسيؤدي التحقق من صحة المعاملات يدوياً إلى نتائج، لكن يمكن أن يكون عملية تستغرق وقتاً طويلاً وسيكون عرضة للأخطاء البشرية. ومن ناحية أخرى، تعني أتمتة عملية التحقق من صحة المعاملات رقمياً أن أعمالك ستتمتع بنصوص أكثر دقة في وقت أقل.

5- التسليم عبر الإنترنت

يمكنك تصدير البيانات والصور والمستندات وإتاحتها لمستودعات المحتوى وقواعد البيانات وأنظمة العمل الأخرى في مجموعة متنوعة من الأشكال.