الاجتماعات الدورية

الاجتماعات الدورية وسيلة يتبعها الكثير من الدوائر والمؤسسات الحكومية من أجل الاتفاق على موضوعات معينة، أو مناقشة قضايا محددة، أو حتى اعتماد قرارات إدارية.

فالاجتماعات هي الوسيلة التي يمكن من خلالها التواصل بين مجموعات العمل المختلفة، لمعالجة القضايا التي تمثل تحديات للمؤسسات أو الدوائر الحكومية وإيجاد أفضل الحلول لها.

كما أن الاجتماعات وسيلة تسهم أيضاً في توطيد العلاقات الاجتماعية والأخوية بين الموظفين، فهي تعزز تبادل الخبرات بين الموظفين وتعطيهم الحرية الكفيلة بالتعبير عن آرائهم والإحساس بالمسؤولية والعمل بصورة جماعية.

لكن على الجانب الآخر، ولكي تؤدي الاجتماعات الغرض من ورائها، فإنها يجب أن تكون منظمة، ولها معايير وأهداف واضحة تتم مناقشتها والتركيز عليها خلال الاجتماعات، فالاجتماعات من دون هدف ربما تكون بلا جدوى وتضييعاً للوقت وإهداراً لموارد المؤسسات. وحتى تكون الاجتماعات فعالة، فإنه لابد من وجود منسق يدير الاجتماع حتى تتم مناقشة كل بنود أجندة الاجتماع للوصول إلى الأهداف المرجوة، ولا بد من توثيق الاجتماعات بمحاضر، وتعميمها على الحضور والمعنيين لتنفيذ القرارات والتوجيهات، أو تلخيص أهم النقاط التي تمت مناقشتها.

نحن في دائرة التنمية الاقتصادية، نعمل كفريق واحد ونسعى دائماً إلى إشراك الموظفين في الاجتماعات بهدف تحقيق رغباتهم والوصول إلى أعلى مستويات الرضا الوظيفي.

إن الاجتماعات يجب ألا تتجاهل اللقاء بين الموظفين التشغيليين والإدارة العليا، فالهدف من تلك الاجتماعات هو إحساس الموظف بأهميته، وإعطاؤه دافعاً لتقديم المزيد، والاستماع لهمومه ومشكلاته والعمل على إيجاد حلول لها.

لابد من مراعاة تنظيم اجتماعات بين الموظفين من دون تدخل الإدارة، لما فيها من تبادل الخبرات بين الموظفين، وإيجاد حلول، وتوثيق العلاقات بينهم.