كيف يمكن لإدارة الوثائق تهيئة الأمن للعملاء؟

أظهر التقرير الصادر عن بونيمون لعام 2017 لـ حالة الأمن السيبراني في الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم، أن 61٪ من الشركات التي شملها الاستطلاع واجهت هجوماً عبر الإنترنت في الأشهر الـ 12 الماضية، وعانت 54٪ من هذه الشركات من اختراق البيانات التي تتضمن معلومات حول الموظف و/ أو العملاء. ووفقاً لـ سمول بزنس كومبيوتنغ، فإن 58٪ من اختراقات البيانات هذه قد حدثت في الشركات الصغيرة.

بينما تبدأ الشركات الصغيرة والمتوسطة في إدراك التهديد الذي تواجهه، وتعقيد مشهد التهديد الأمني، فإنها تتحول إلى شركاء قنوات للتخفيف من تكاليف وتحديات حماية أجهزتهم وبياناتهم وشبكاتهم.

على الرغم من أن غالبية الشركات الصغيرة والمتوسطة لا تزال تعتمد على العمليات الورقية في بعض أنشطتها التجارية الأساسية على الأقل، إلا أن معظمها يركز على حماية أجهزة الكمبيوتر وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والخوادم الخاصة بهم من التهديدات، مما يجعل بيئة الطباعة الخاصة بهم غير آمنة.

لم تهيئ إدارة الوثائق أمن المستندات؟
شهدت الطابعات متعددة الوظائف اليوم تحولاً كبيراً، حيث تجاوزت الأجهزة الطباعة والفاكس والمسح الضوئي لتصبح مساعداً حقيقياً في مكان العمل، مما يوفر مستويات جديدة من الراحة والإنتاجية للمكتب الحديث. ولكن مثل أي جزء من المشهد المكتبي، فإنها تتطلب اعتبارات الأمن الخاصة بهم.

تعد هذه الطابعات متعددة الوظائف من الأجهزة الذكية المتصلة بالشبكة والتي تتطلب طبقة الحماية الخاصة بها من الوصول غير المصرح به، وهذا مخصص للمبتدئين فقط. لا يفكر معظم مالكي الأعمال والمديرين أبداً في أشياء مثل خطر المعلومات السرية أو الحساسة دون تركها بدون تجميع في درج الطابعة.

يمكن لخدمات إدارة المستندات من أحد شركاء القنوات المؤهلين وذوي المعرفة المساعدة في تخفيف هذه المخاطر ومساعدة العملاء على العمل بشكل أفضل من خلال تدابير وحلول أمن الطباعة السريعة والفعالة من حيث التكلفة والتي يسهل إدارتها.

والأكثر من ذلك، إن خدمات إدارة المستندات هي واحدة من أفضل الطرق التي يمكن لشركاء القنوات من خلالها دفع عجلة النمو لأعمالهم. إليك ما تبدو عليه خطة خدمات إدارة المستندات الناجحة التي تركز على الأمن.
1-     التقييم
سواء كنت تتعامل مع عميل كبير من الشركات الصغيرة ومتوسطة، والذي لديه أسطول طابعات متنوع، أو عميلاً أصغر والذي لديه عدد خاطئ أو نوع خاطئ من الأجهزة، فيجب أن تكون الخطوة الأولى دائماً هي التقييم. يحدد التقييم الشامل نوع الأجهزة وعددها، وما هي التدابير الأمنية الحالية.
يمكن لهذا تقييم جميع نقاط الضعف والمساعدة في بناء خطة أمن شاملة تغطي كل شيء بدءاً من نقطة إدخال المعلومات إلى وصول المستخدم وحتى كيفية التخلص من الجهاز (والمعلومات الحساسة المخزنة فيه) في نهاية عمره. كما إنها أيضاً طريقة رائعة لمساعدة العملاء على دمج عمليات الورق الخاصة بهم وترقيتها وتحسينها، مع تقليل التكلفة أيضاً.
2-    الحماية
كجزء من التقييم الجيد لخدمات إدارة المستندات هو التأكد من أن الأجهزة متعددة الوظائف الخاصة بعميلك لا توفر وصولاً مفتوحاً إلى الشبكة. سيتأكد التقييم من أن جميع المنافذ مغلقة، وأن البرامج الثابتة التلقائية وتحديثات البرامج في مكانها الصحيح للتأكد من أن كل جهاز لديه أحدث وأفضل حماية أمنية ممكنة.
3-    الأمن
غالباً ما تستخدم أجهزة الطابعات متعددة الوظائف عمليات طبقة المقابس الآمنة، لجعلها آمنة لطباعة المستندات الحساسة عبر شبكتها.
4-    التحكم
من خلال تمكين عناصر التحكم في الوصول من خلال الطباعة الآمنة، يمكن توفير راحة البال للعملاء التي تأتي من معرفة أن المستخدمين المصرح لهم فقط يمكنهم الوصول إلى الطابعات متعددة الوظائف الخاصة بهم. والمعروف أيضاً باسم مصادقة رمز PIN والطباعة المسحوبة، يمكن حفظ مهام الطباعة إلكترونياً على الجهاز أو على خادم خارجي، حتى يكون المستخدم المعتمد جاهزاً لطباعتها.

يمكن للعملاء تحديد ما إذا كان سيتم استخدام مصادقة رمز PIN أو طريقة أخرى، مثل بطاقة الخصم بالسحب أو بطاقة الخصم باللمس أو بصمة الإصبع. لا يمنع هذا الوصول غير المصرح به فحسب، بل يحمي أيضا أمن البيانات ويقلل تكاليف الطباعة من خلال ضمان عدم ترك المستندات غير المطالب بها في درج الطابعة.
5-    المراقبة والتدقيق
مع التركيز الشديد على حماية الجهاز (ناهيك عن اختيار الجهاز الصحيح)، من السهل التغاضي عن جزء أساسي من المحادثة: المراقبة المستمرة للجهاز. يجب أن تكون المراقبة المستمرة للأجهزة جزءاً من استراتيجية سير عمل كل عميل.

تعد بيئات الطباعة مزيجاً معقداً من المنتجات والتقنية التي تصبح أكثر تعقيداً عند دخول المستخدمين إلى هذا المزيج. يمكن لأدوات إدارة الطباعة المركزية مراقبة وتتبع جميع الاستخدامات ذات الصلة بالطابعة متعددة الوظائف مع التتبع وإدارة الاستعانة بمصادر خارجية بسهولة لك، كمزود الطابعة متعددة الوظائف الخاص بهم.

مع تزايد الهجمات الأمنية وتزايد احتمال استهداف الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم، حان وقت العمل الآن. من خلال الاستفادة من خبرة مزود خدمة الطابعات المتعددة الوظائف من ذوي المعرفة، يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة أن تتعرف بسهولة على أن بياناتها محمية في نفس المستوى وبنفس الخبرة التي تستخدمها الشركات الكبيرة.