الاجتماعات الصباحية «روتين يومي» يبدد أوقات المراجعين

شكا مراجعون لجهات وهيئات حكومية وخاصة من أن الاجتماعات الإدارية التي تعقد خلال ساعات العمل الصباحية تأتي على حساب وقتهم، وتؤخر إنجاز معاملاتهم، لاسيما التي تتطلب موافقات إدارية. وأكدوا أهمية الدور الذي تلعبه الاجتماعات بين الإداريين والموظفين لتسيير العمل وحل الإشكالات التي تواجهه، إلا أنهم طالبوا الجهات المعنية بتقنين الأوقات التي تعقد فيها، بحيث لا تتسبب في تعطيل مراجعات المتعاملين وتبديد وقتهم.

في المقابل، شدد مدير عام الموارد البشرية بالفجيرة، محمد الزيودي، على ضرورة أن تعقد الاجتماعات في السويعات الأخيرة من الدوام، أو يوم السبت، بحيث لا تعرقل مصالح المراجعين.

وتفصيلاً، قالت موزة الهرمودي، سيدة أعمال من الشارقة، إن على الجهات الحكومية عقد الاجتماعات بين الإداريين والموظفين في أوقات مناسبة، لا تتعارض مع مصالح المراجعين، ولا ينتج عنها تعطل معاملاتهم، مشيرة إلى أنها توجهت إلى إحدى الدوائر الحكومية لاستكمال إجراءات تجديد رخصة تجارية لمشروع تجاري خاص بها، وتطلب إنجازها موافقة مسؤول معين، فراجعت مكتبه أكثر من مرة، وأخبرتها السكرتيرة بأن لديها اجتماعاً، ما تسبب في تعطل معاملتها أكثر من أسبوعين.

وطالبت الهرمودي بعقد الاجتماعات في غير أوقات العمل حتى لا تعرقل إنجاز المعاملات، لاسيما التي تحتاج إلى موافقات استثنائية من الإدارة، بسبب تراكم قيمة مخالفات أو انتهاء مدة الرخص وغيرها.

وأكد محمد ناصر الحمودي، من الفجيرة، أن هناك مكاتب فرعية لجهات حكومية خدمية لا يوجد لديها صلاحية كافية لإنجاز المعاملات، ما يضطر المتعامل إلى التوجه للمقر الرئيس، إلا أنه يفاجأ، عند وصوله، بأن الإداري المعني موجود في اجتماع، وأن الاجتماع قد يستمر ساعتين متواصلتين، وسينتهي بعد وقت الدوام الرسمي، ما يضطره للعودة إلى منزله من دون أن ينجز معاملته.

وأوضح أن بعض الجهات تعقد أكثر من أربعة اجتماعات أسبوعياً، ما يعطل مصالح المراجعين، مشدداً على ضرورة وجود آليات للحد منها عبر تقنينها من الإدارات العليا لهذه الهيئات، أو تخويل موظفين ينوبون عن الإداري أو الموظف المعني في حال انشغاله في اجتماع.

ولفتت المواطنة نجلاء عبدالصمد إلى أهمية وجود موظف ينوب عن المسؤول في حال انشغاله في الاجتماعات التي يزيد وقت انعقادها على ساعتين حتى لا تتعطل مصالح العملاء، لاسيما في المعاملات التي لا يتم إنجازها إلكترونياً لوجود ما يعيق ذلك، والتي يلجأ أصحابها إلى الإداري من أجل أن ينجز له هذه المعاملة بشكل استثنائي.

وذكر موظف في إحدى الجهات الحكومية، أن «اجتماعات الدوام الرسمي في كثير من الجهات مجرد هدر للوقت»، مُشدداً على ضرورة تغيير هذا الأسلوب، وتخصيص وقت محدد في الجزء الأخير من ساعات وقت العمل، أو خلال الإجازات الرسمية من أجل الحد من أضرار هذه المشكلة.

من جانبه، قال مدير عام الموارد البشرية بالفجيرة، محمد الزيودي، إن أهم شعار يجب أن يعمل به الموظفون والإداريون في الدوائر والجهات الحكومية والخاصة، هو «إرضاء المتعامل غاية يجب أن تدرك»، لاسيما في ظل التطور الإلكتروني الذي أصبح إنجاز المعاملات من خلاله دون الرجوع إلى المسؤول أو الإداري المختص.

وطالب بعقد الاجتماعات الإدارية يوم السبت من كل أسبوع أو في الأجزاء الأخيرة من الدوام الرسمي، لإتاحة الفرصة للمراجعين والمتعاملين لمقابلة أي إداري في حال واجهوا صعوبة في إنجاز المعاملات لدى الموظف المختص.

وقال الزيودي إنه من الضروري وجود موظف مخول لديه الصلاحية والمسؤولية لإنجاز المعاملات في حال تغيب الإداري المختص عن وظيفته، أو انشغل بسبب وجوده خارج الدائرة أو في اجتماع.

وتابع أن معظم الجهات الحكومية والخاصة تنجز معاملات المراجعين والعملاء عبر موظفي الاستقبال، إذ يأخذون منهم الأوراق المتعلقة بمعاملاتهم وينجزونها لهم في الأقسام المختصة، ثم يسلمونها لهم، أو قد ينجزونها عن طريق الخدمات الإلكترونية المتاحة في التطبيقات الذكية المتوافرة في الهواتف الذكية.

 - على الجهات الحكومية عقد الاجتماعات في أوقات لا تتعارض مع مصالح المراجعين.