كشف أن أرشيف الدولة كان معرّضاً للتلف والتحفظ العشوائي قبل قانون 2008

الريس: مركز عالمي للتميز الأرشيفي في أبوظبي

عبدالله الريس كشف عن توجه الأرشيف الوطني لإطلاق مشروع جديد يقوم على استحداث مركز عالمي للتميز الأرشيفي في أبوظبي. تصوير– نجيب محمد

كشف مدير عام الأرشيف الوطني، د.عبدالله الريس، عن توجه الأرشيف الوطني لإطلاق مشروع جديد يقوم على استحداث مركز عالمي للتميز الأرشيفي في أبوظبي، تنطلق منه المعايير الأرشيفية العالمية لكي تخدم أرشيفات العالم، مضيفاً أن الأرشيف الوطني بصدد إنشاء مختبر متكامل لترميم الوثائق يعدّ الأول من نوعه في المنطقة العربية بمواصفات عالمية يستطيع ترميم الوثائق التاريخية القديمة بأحدث التقنيات، ووفق أحدث المعايير المتبعة، وهو بصدد تشييد مستودعات تتوافر فيها أحدث التقنيات لحفظ الوثائق التاريخية على المدى الطويل.

روح الفريق

http://media.emaratalyoum.com/images/polopoly-inline-images/2014/09/196246.jpg

أبدت مدير منظمة الثقة الدولية لإدارة السجلات في المملكة المتحدة، آن ثورستون، تفاؤلها بالاهتمام بالسجلات الحكومية في دولة الإمارات، مبرهنة على ذلك بالحضور الكبير في قاعة الشيخ خليفة بن زايد بمقر الأرشيف الوطني، وحثت ثورستون على العمل بروح الفريق، ما يضاعف الإنجاز، لاسيما أمام تلال الأرشيفات التي تحتاج إلى فرز وتدقيق وحفظ، وبينت مدى أهمية الانتقال إلى السجلات الرقمية، والاعتماد عليها في إصدار القرارات، وتوقفت مطولاً مع الحوادث والكوارث التي تهدد السجلات بالضياع أو الفقدان، فأكدت أهمية توافر نظم التقنيات القادرة على حفظ البيانات، وأهمية وجود التقنيين المؤهلين والمدركين لأهمية الوثائق التي يعملون على حفظها، وأن هذا الحفظ لن يكون آنياً، وإنما هو حفظ طويل الأمد، وبينت ثورستون أنها لمست في دولة الإمارات دعماً حكومياً لحفظ السجلات وإدارتها بالطرق الصحيحة.

لمحة تاريخية

الخبير الفني في الأرشيف الوطني، أحمد موجب، قدم لمحة تاريخية عن نظام إدارة الوثائق في الجهات الحكومية بدولة الإمارات، والمرجعيات القانونية والفنية التي يعتمد عليها، ودورة حياة الوثيقة، والبنية التحتية للأرشيف التي تقتضي حفظ الوثائق على المدى الطويل، وأهمية الموارد البشرية، واستراتيجية إدارة الوثائق الجارية والوسيطة.

واستكمل د.الريس خلال كلمته في افتتاح ورشة عمل دولية بعنوان: «دور صنّاع القرار في إدارة السجلات في القرن 21»، عرض مبادرات الأرشيف الوطني؛ ومنها إطلاق بكالوريوس للدراسات الأرشيفية بالتعاون مع كليات التقنية، بهدف سد النقص الكبير في الكوادر المؤهلة للقيام بعمليات الأرشفة في الدولة، وكذلك إطلاق مبادرة «وثق» التي تدعو سكان الدولة الى توثيق سجلاتهم الشخصية، وحفظ ما لديهم من وثائق ومعلومات مهمة.

وأشار المدير العام إلى أن القانون الاتحادي رقم 7 الصادر عام 2008 بشأن الأرشيف الوطني؛ كان له دور كبير في حفظ تاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة وذاكرة الوطن بما تتضمنه من وثائق وسجلات مهمة من التلف، حيث كانت تحفظ في مستودعات في المصفح والقصيص، وكان كثير منها يتلف بفعل عوامل الطقس، مشيراً إلى أن أرشيف 43 عاماً، أي منذ إنشاء دولة الإمارات، مهمل في مستودعات الوزارات والمؤسسات الحكومية في الدولة، وعلى الأرشيف الوطني أن يتولى بالتعاون مع هذه الجهات فتح الصناديق وفرز مليارات الوثائق وأرشفتها وحفظها وفق أحدث المعايير، وهو عمل شاق، ولكن نتائجه جيدة ومهمة، متطرقاً إلى التحديات التي تواجه القائمين على هذا العمل، بما في ذلك حفظ السجلات الرقمية الذي يتطلب توفير البيئة الإلكترونية المناسبة، وهو أمر مكلف جداً، وتحتاج إلى تغيير كل ستة أشهر.

كما استعرض التطور الذي بلغه الأرشيف الوطني بفضل التوجيهات والدعم الكبير الذي يتلقاه من سموّ الشيخ منصور بن زايد آل نهيان، نائب رئيس مجلس الوزراء، وزير شؤون الرئاسة رئيس مجلس إدارة الأرشيف الوطني، وأشار إلى اهتمام الأرشيف الوطني بنشر ثقافة الأرشيف والاهتمام بالوثائق، وتفعيل دور التكنولوجيا في خدمة الأرشيف، لافتاً إلى أن الأرشيف الوطني يشرف على أرشفة وتنظيم أكثر من 200 جهة حكومية. وبيّن الخبير الفني في الأرشيف الوطني، سفيان بوحرات، المطلوب من القادة في الجهات الحكومية، ويشمل دعم مشروع تنظيم الأرشيف بالجهة الحكومية من خلال إنشاء وحدة تنظيمية وتوظيف موارد بشرية مناسبة، واعتماد مؤشرات أداء لإدارة الوثائق والأرشيف، وأيضاً طالب بتوفير الميزانية اللازمة لتجهيز قاعة ومخازن للأرشيف في مقر الجهة، واقتناء تجهيزات الحفظ الورقي والإلكتروني وبرامج الأرشفة الإلكترونية، مع أهمية تحويل الأرشيف التاريخي إلى الأرشيف الوطني، وإتلاف الوثائق غير المفيدة حسب الإجراءات المعتمدة. وتناول الخبير الفني في الأرشيف الوطني، أحمد موجب، نظام إدارة الوثائق في الجهات الحكومية بدولة الإمارات، والمرجعيات القانونية والفنية التي يعتمد عليها، ودورة حياة الوثيقة، والبنية التحتية للأرشيف، التي تقتضي حفظ الوثائق على المدى الطويل، وأهمية الموارد البشرية، واستراتيجية إدارة الوثائق الجارية والوسيطة.

من جانبه، تحدث الرئيس السابق للأرشيف الوطني الاسكتلندي، جورج ماكنزي، عن مخاطر فقدان السجلات، فالوثائق تبين الأطراف ذات العلاقة بكل حدث في الدنيا، وركز في حديثه في السجلات الرقمية، وعرض عدداً من التحديات التي تقف في وجه حفظ السجلات الرقمية، مستشهداً بعدد من الحوادث التي عانت دول برمتها من خطأ ما في الأرشفة الرقمية، وكيف أدى ذلك أحياناً إلى استقالة الحكومة، وكيف تضيع الحقوق بفقدان السجلات الرقمية إن لم تُحفظ بشكل صحيح. وحثّ ماكنزي المشاركين على الالتزام بتوجيهات الأرشيف الوطني في دولة الإمارات وتوصياته، وحمّل أصحاب القرار في إدارة السجلات المسؤولية من أجل الحفظ الإلكتروني الصحيح للوثائق.

تخزين عشوائي

http://media.emaratalyoum.com/images/polopoly-inline-images/2014/09/196245.jpg

قدمت مدير إدارة الأرشيفات في الأرشيف الوطني لدولة الإمارات، سلمى المنصوري، تعريفاً بمشروع تنظيم الأرشيف في الجهات الحكومية وأهدافه، مشيرة إلى أن واقع الأرشيفات قبل صدور القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن الأرشيف الوطني المعدّل بالقانون الاتحادي رقم (1) لسنة 2014، في المؤسسات الحكومية كان سيئاً، وكان هناك تخزين وإتلاف عشوائي للأرشيف، واستعرضت كذلك مراحل تنظيم الأرشيف في الجهات الحكومية.

تجربتان

http://media.emaratalyoum.com/images/polopoly-inline-images/2014/09/196247.jpg

تطرّق إيان ويلسون الرئيس السابق للمجلس الدولي للأرشيف والأرشيف الكندي، الخبير الفني في الأرشيف الوطني لدولة الإمارات إلى التجربتين: الكندية والأميركية في الأرشفة، فركز على أهمية السجلات والمعلومات التي تعتبر موارد لها شأنها، ولا تقل أهمية عن الموارد المالية والبشرية، وقد لاقت إدارة السجلات والمعلومات اهتماماً حكومياً لكي تؤتي النتائج بشكل فعّال، وقال ويلسون إن عام 2017 سيكون حاسماً على صعيد العالم، ولن يقبل الأرشيف إلا الوثائق الرقمية.

تويتر