الأرشيف الوطني يفعّل خطة تحديد الوثائق المتشابهة في الجهات الحكومية

فعّل الأرشيف الوطني خطة موحدة لتحديد الوثائق المتشابهة في الجهات الحكومية، على ضوء المادة 35 من اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008، بشأن الأرشيف الوطني والقوانين المعدلة له، والتي نصت على أن الأرشيف الوطني يقوم بتحديد الوثائق المتشابهة في كل الجهات الحكومية، من أجل ضبط عملية حفظ هذا النوع من الوثائق.

وتتيح الخطة الفنية والقانونية، للجهات الحكومية إمكانية متابعة مدد الاحتفاظ بالوثائق التي تنتجها وتستقبلها، بناءً على قيمتها والاشتراطات القانونية، وتحدد المصير النهائي لتلك الوثائق، سواء بالحفظ الدائم في الأرشيف الوطني أو الإتلاف طبقاً للإجراءات القانونية المعتمدة بالأرشيف الوطني وتحت إشرافه.

وقال المدير التنفيذي للأرشيف الوطني، عبدالله ماجد آل علي: «نخطط في الأرشيف الوطني للخمسين عاماً القادمة، ولذلك فإننا حريصون على ضبط كل وثيقة حكومية ذات قيمة تاريخية أو قانونية أو بحثية، وهذا ما يضمن لنا تشكيل رصيد أرشيفي متكامل حين نصل إلى مئوية الإمارات عام 2071».

وحث جميع الجهات المعنية على مزيد من التعاون البناء مع الأرشيف الوطني، من أجل تنفيذ هذه الخطة، بما يخدم مصلحة الوطن، ويحفظ ذاكرته للأجيال، واعتبر هذا التعاون مسؤولية وطنية نتشرف جميعاً بالالتزام بها.

وتحصر هذه الخطة جميع الوثائق الناتجة عن سبع وظائف رئيسة مشتركة، موجودة في كل الجهات الحكومية، هي: الموارد البشرية، والشؤون المالية، والشؤون القانونية، والمعلومات المؤسسية، والتطوير الإداري، والعلاقات العامة والاتصال الحكومي، والخدمات المساندة.

واعتمد الأرشيف الوطني في حصر هذه الوظائف المشتركة، وفي تحديد العمليات التابعة لها، والأنشطة المرتبطة بها، والوثائق الناشئة عنها، على المنهجيات المنصوصة في الفصل السادس من اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008، بشأن الأرشيف الوطني والقوانين المعدلة له، وعلى وجه الخصوص المادة 35 منها، وعلى النصوص القانونية والتنظيمية الصادرة عن الجهات المرجعية في الدولة، مثل: وزارة شؤون مجلس الوزراء ووزارة المالية والهيئة الاتحادية للموارد البشرية الحكومية وهيئة تنظيم الاتصالات والحكومة الرقمية، وغيرها من النصوص القانونية ذات الصلة.

ويجب على كل جهة حكومية اتحادية تنفيذ هذه الخطة وتطبيق القواعد المذكورة فيها على جميع أنواع وأشكال الوثائق الورقية والإلكترونية الناشئة لديها، ويتولى الأرشيف الوطني مهمة تدريب موظفي الجهات الحكومية المعنيين، من مسؤولين وموظفين على إدارة الوثائق وفق هذه الخطة بالشكل الأمثل.

وتعتبر هذه الخطة إحدى أهم الممكنات لعمليات التحول الرقمي في الجهات الحكومية، إذ تضع أحد الأسس المهمة لسياسة إدارة الوثائق الإلكترونية، باستخدام البرامج التقنية لضبط عملية حفظ وإتلاف الوثائق، والتقليل من إنشاء الوثائق الورقية.

وبهذا يحقق الأرشيف الوطني إنجازاً مهماً في مجال إدارة الوثائق والأرشيف الورقي والرقمي بالدولة، ويكون مواكباً لتوجهات الدولة، فيما يتعلق باستراتيجية الحكومة الرقمية لدولة الإمارات - 2025.