أفاد تقرير حديث بأن «تجربة التقنية الجديدة قبل الشراء» تعتبر خطوة منسية بالنسبة للكثير من المؤسسات والشركات حول العالم، مشيراً إلى أن 67% من هذه المؤسسات التي تضخ أموالاً غير قليلة في تمويل عمليات تحديث وتطوير نظمها الإدارية والمحاسبية والعملياتية الداخلية لا تقدم على تلك الخطوة، رغم أنها مقبولة ومعترف بها من جميع موفري تقنيات المعلومات ومنتجيها، حيث إنها تساعد على تقليل خسائر التشغيل، وتخفف كثيراً من الأزمات المتوقع حدوثها بين البائع والمشتري، فضلاً عن أنها تكشف المشكلات المحتملة، وتحدد مدى نجاح التقنية بعد الشراء.

ولمواجهة هذه الظاهرة حدد التقرير الذي أعدته شركة «فليكسيرا» المتخصصة في الإدارة واستشارات البرامج والتقنيات، سبع خطوات يمكن من خلالها تجربة التقنيات الجديدة قبل شرائها.

مهارات عالية

وأظهر التقرير، الذي نشره موقع «تيك ريبابليك»، أخيراً، أن 93% من الشركات العالمية ذكرت أنها اشترت برامج وتقنيات لم تستخدمها.

وأرجع التقرير ذلك إلى أن مديري تقنية المعلومات يتمتعون بمهارات عالية في تحديد متطلبات التقنيات الجديدة وفي تخطيط وتنفيذ المشروعات، لكن القليل منهم لديهم خبرة واسعة في تجربة التقنية التي تُباع قبل الشراء، على الرغم من أن هذه الخبرة قد تكشف عن أن الأنظمة المطلوب شراؤها يصعب عليها أن تتكامل مع التقنية القائمة أو متطلبات العمل، أو المستخدمين وعمليات الأعمال غير المتوافقة.

أهمية التجربة

وأكد التقرير أهمية التجربة قبل الشراء لدى كل من المستخدم الفرد العادي، والشركة الكبيرة التي تضم مئات الموظفين، موضحاً أنه على مستوى المستخدم الفرد نجد أن أي شخص مقبل على شراء جهاز كمبيوتر شخصي للاستعمال المنزلي أو العائلي، سيجد الأمر مرهقاً له ذهنياً ومعلوماتياً، ويضطره إلى سؤال العديد من المعارف والأصدقاء ومن اشترى جهازاً من قبل، أو يفتش في المجلات وفي مواقع معينة على الإنترنت بحثاً عن معلومات تفيده في الشراء.

وأضاف أنه رغم ذلك يأتي قرار الشراء غير موفق في كثير من الأحيان، كأن يقع الاختيار على حاسب ذي مواصفات بها قدر لا يستهان به من المبالغة في المواصفات التي تفوق الاحتياجات الفعلية للمشتري، فيصبح جزءاً كبيراً من الجهاز استثمارات ضائعة عليه دون أن يدري‏.‏

خطورة

وتابع التقرير أنه إذا كان هذا الأمر يحدث بالنسبة لشخص يريد شراء جهاز منزلي، فالأمر أصعب وأكثر خطورة بالنسبة لشركة تخطط لتطوير أعمالها، وقد تحتاج عشرات وربما مئات الحاسبات الخادمة، وبرمجيات معقدة تصنع نظماً واسعة للمعلومات، وتضم قواعد بيانات ونظم تشغيل شديدة التركيب، ونظم تأمين وحماية، وعشرات التطبيقات، بعضها جاهز وبعضها يجري تفصيله طبقاً للوظيفة المطلوبة، لافتاً إلى أنه قد يدخل في الأمر شبكات اتصالات لربط أفرع أو وحدات متباعدة داخلة في عملية التطوير، وما يتطلبه ذلك من دراسات إضافية لنظم بناء شبكات المعلومات، وشبكات الاتصالات.

التنفيذ

وذكر تقرير «فليكسيرا» سبع خطوات اعتبرها خبراء التقنية تساعد على تنفيذ تجربة الأجهزة قبل الشراء بصورة سليمة لتفادي أخطاء الشراء، مبيناً أن الخطوة الأولى تتمثل في استخدام وثيقة تعريف متطلباتك كنقطة بداية، ويعني ذلك أنه عند الحديث مع البائع للمرة الأولى قدم مستنداً بالمتطلبات يحدد كل ما كنت تبحث عنه، إذ إن هذا الامر يساعد في تحديد الوضع المناسب لتنفيذ عملية التجربة، واختبارها ضد التقنية عند تثبيتها في شركتك.

أما الخطوة الثانية، وفقاً للتقرير، فتركز على تضمين نقاط التفتيش الرئيسة في النسخة التجريبية التي قد لا تتضمنها وثيقة المتطلبات الخاصة بك، ومن أهم نقاط التفتيش والفحص المطلوبة للتقييم والفحص: اختبار الدمج، والمقصود به هل ستتكامل التقنية الجديدة مع الأنظمة الموجودة لديك والمنتجة بمعرفة أخرى أم سيحدث تنافر بين الأدوات والأجهزة، إضافة إلى اختبار قابلية الاستخدام.

الدعم

ولفت التقرير إلى أن الخطوة الثالثة تتلخص بالدعم الفني والتدريب من قبل البائعين، حيث إنه في عالم التقنية لا ينتهي الأمر بالشراء، لكن تتبعه دائماً أمور متعلقة بالدعم الفني والتدريب والتحسين والتعديلات المستمرة.

وبحسب التقرير فإن الخطوة الرابعة تتمثل في مستوى الحماية والأمن والسيطرة، إذ يجب أن يكون فريق أمن وحماية البيانات والمعلومات في الشركة جزءاً من التجربة والتقييم الذي يتم على التقنية قبل الشراء.

وفي الخطوة الخامسة شدد الخبراء على إشراك المستخدمين والمستفيدين الرئيسين والمؤثرين في تجربة التقنية الجديدة، لأنه في حالة فقد حماسة هؤلاء لهذه التقنية، فإنها ستعمل في بيئة عمل غير صديقة، تقلل فرص نجاحها والاستفادة منها.

واعتبر التقرير أن الخطوة السادسة تركز على أنه في حال وجود قرار بتأجيل الشراء نتيجة عدم حماسة المستخدمين، لا تتم القطيعة مع موفر التقنية كلياً، بل يعاد زيارته لاحقاً، وإعادة التجربة، فربما تكون المشاركة الضعيفة والفتور من قبل المستخدمين مجرد انعكاس لسوء توقيت إجراء التجربة، وليس عدم اهتمام أو رفضاً حقيقياً. ووفقاً للتقرير، فإن الخطوة الأخيرة تتمثل في تقييم العائد على الاستثمار، ويقصد به ضرورة إجراء تقييم للكلفة الكلية لملكية هذه التقنية، والخروج بمؤشر واضح يقيس العائد على الاستثمار الموضوع فيها.

الخطوات الـ7

1- استخدام وثيقة تعريف المتطلبات كنقطة بداية.

2- تضمين نقاط التفتيش في النسخة التجريبية التي قد لا تتضمنها وثيقة المتطلبات.

3- الدعم الفني والتدريب من قبل البائعين.

4- أن يكون فريق أمن المعلومات في الشركة جزءاً من التجربة.

5- إشراك المستخدمين والمستفيدين الرئيسين في التجربة.

6- في حال وجود قرار بتأجيل الشراء، لا تتم القطيعة مع موفر التقنية.

7- تقييم العائد على الاستثمار.

93 %

من الشركات العالمية تشتري برامج وتقنيات لا تستخدمها.