5 دقائق

معذرة أنا في اجتماع

الدكتور علاء جراد

«لا أستطيع التحدث الآن، أنا في اجتماع».. عبارة جاهزة تأتي في إعدادات الهاتف، لاستخدامها عندما لا نستطيع الرد، لقد أصبح من المعتاد أن نحضر اجتماعاً أو اجتماعين يومياً، وعلى الرغم من أن الاجتماعات وسيلة مهمة لإنجاز المهام، لكن الإفراط فيها، وعدم التخطيط المسبق لها، وعدم إدارتها جيداً، قد تؤدي إلى إضاعة الوقت، والإسهام في تضخيم مشكلات العمل. حسب الدراسات في الولايات المتحدة فإن 37 مليار دولار تهدر سنوياً ككلفة أجور في اجتماعات غير ضرورية، كما يقضي الموظفون أكثر من ثلث وقت العمل في اجتماعات.

أتمنى أن تقوم المؤسسات باستحداث نظام لقياس عدد وجودة اجتماعاتها، وأن يكون ذلك أحد مؤشرات بيئة العمل.

وبحسب موقع Meeting King، فإن أكثر من 70% من المشاركين، عادة يطرحون موضوعات بعيدة عن الاجتماع منها الشكوى، والتي تصل نسبتها إلى 47% من وقت الاجتماع. أتمنى أن تقوم المؤسسات باستحداث نظام لقياس عدد وجودة اجتماعاتها، وأن يكون ذلك أحد مؤشرات بيئة العمل، ويوفر الموقع المذكور إمكانية حساب الكلفة المباشرة للاجتماعات، وقد قمت بحساب كلفة اجتماع مدته ساعتان، يحضره خمسة أشخاص، متوسط رواتبهم 10 آلاف دولار شهرياً، فكانت 652 دولاراً للاجتماع الواحد أي 3260 دولاراً لخمسة اجتماعات فقط.

حتى تكون الاجتماعات فعالة ومفيدة، هناك ثلاثة محاور يجب الاهتمام بها بالتساوي، أولاً: ما قبل الاجتماع، ويبدأ بإعطاء المشاركين مهلة كافية، يفضل أن تكون 10 أيام أو أسبوعاً على الأقل، ويجب التأكد من حضور جميع المشاركين، ولا يُكتفى بإرسال طلب اجتماع بالبريد الإلكتروني، والأهم أن يتم تحديد أجندة الاجتماع مسبقاً بشكل واضح، ثم تحديد مكان الانعقاد وحجز القاعة. ثانياً: أثناء الاجتماع: بدء الاجتماع في الوقت المحدد، دون انتظار المتأخرين، وعدم الإطالة في المقدمات والدخول في الموضوع مباشرة، البعد عن السفسطة وشخصنة الأمور، والالتزام بأجندة الاجتماع مع تحديد المهام التي يجب أن تتم، وتحديد المسؤول عن كل مهمة. ثالثاً: ما بعد الاجتماع وهو متابعة ما تم الاتفاق عليه من مهام، والتأكد من إنجازها في الوقت المحدد.

بحسب دراسة قامت بها كلية «إنسياد»، فإنه من الأفضل أحياناً أن نرفض عقد الاجتماع من الأساس، والاكتفاء بالبريد الإلكتروني أو الهاتف، وتوضح الدراسة أنه في حال كان الاجتماع داخلياً، ويعرف جميع المشاركين بعضهم بعضاً يفضل عدم عقد اجتماع، خصوصاً إذا كانت هناك حساسيات بين بعض المشاركين، بحيث سيزيد الاجتماع الأمر سوءاً. أما لو كان المشاركون لا يعرفون بعضهم جيداً فالاجتماع فرصة طيبة للتعارف. وأخيراً إذا كان بمقدورك تنفيذ نصيحة الكاتب راي ويلسون، فقم بإلغاء 50% من الاجتماعات، وستصبح أكثر إنتاجية.

Alaa_Garad@

Garad@alaagarad.com

لقراءة مقالات سابقة للكاتب يرجى النقر على اسمه .

تويتر